1.   Memastikan Sistem Pergerakan Fail seperti Kad Indeks, Sistem Doket dan lain-lain sistem diwujudkan untuk mengesan dan merekodkan pergerakan fail bagi mengatasi masalah kehilangan fail seperti mana berikut:

1. Fail terperingkat, dokumen sebut harga/tender dan lain-lain dokumen terperingkat disimpan dalam kabinet keluli berpalang serta bermangga dengan padlock yang bermutu tinggi atau disimpan di bilik kebal. Dokumen rasmi yang tidak terperingkat disimpan dalam kabinet keluli yang berkunci atau Mobile Filing Cabinet yang berkunci;

2. Hanya anggota yang telah menandatangani Lampiran D Akta Rahsia Rasmi dan lulus tapisan keselamatan dibenarkan mengurus dokumen terperingkat;

3. Bilik fail dikunci pada setiap masa. Segala urusan hendaklah melalui Kaunter Bilik Fail sahaja. Notis dilarang masuk tanpa kebenaran ditampal di pintu masuk bilik fail dan pintu di mana dokumen terperingkat disimpan. Hanya anggota yang bertugas di bilik fail sahaja dibenarkan memasuki bilik berkenaan;

4. Penghantaran fail terperingkat menggunakan beg berkunci;

5. Dokumen/Fail Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad yeng hendak dibawa keluar daripada pejabat untuk tujuan rasmi mendapat kebenaran dari Ketua Jabatan; dan

6. Buku rekod keluar/masuk surat, buku despatch dan lain-lain buku yang berkaitan dengan urusan surat-menyurat dikemas kini dan dipantau setiap masa bertujuan untuk mengesan jika berlaku sebarang kehilangan surat-surat.